טיפים לארגון אירועי חברה

אירוע חברה הינו מאורע משמח ושובר שגרה, אשר מאפשר מפגש של עובדים מחוץ לשעות העבודה ובמצב א-פורמאלי אשר לא אופייני לשגרת היום יום. אירועי חברה הינם אירועים מגבשים שיוצרים גאוות יחידה ונושא לשיח ולהוואי חברתי בכל מקום עבודה.

במרבית המקרים מוטלת האחריות על יצירת אירועיים עסקיים על מנהלת משאבי האנוש בחברה. אופי האירוע ושעות הפעילות מותאמות ונקבעות לפי אופי מקום העבודה ושגרת ימי הפעילות. אירועי החברה יוצרים קשרים והיכרויות אשר מטפחות את האדם שמאחורי העובד ובבסיסם עומד הרעיון ש"עובד טוב הוא עובד שטוב לו".

יום ספורט אתגרי, ארוחת ערב או סטנד אפ

כאשר מתחילים לארגן אירוע חברה צריכות להישאל שתי שאלות מנחות ראשוניות אשר יקבעו את אופי האירוע וישפיעו רבות על התוכן. השאלה הראשונה הינה מהי מטרת האירוע, או לשם מה התכנסנו. אירועי חברה מתקיימים סביב חגים לציון מאורעות בשנה, או לטובת סיכום שנה.

אירועי חברה מתקיימים בעת ציון דרך בחיי החברה (לדוגמא ציון מספר שנים עגול ליסוד החברה). אופי המאורע נגזר מהסיבה למסיבה. ערב גיבוש לעובדי החברה אשר נובע מזיהוי צורך ליצור אינטראקציה בין עובדים ולהעלות את גאוות היחידה שונה מערב פרידה ממנכ"ל.

השאלה השנייה שצריכה להישאל הינה מיהו קהל היעד לפעילות. אופי האירוע יהיה שונה כשמדובר באירוע למטה החברה הכולל את צוות ההנהלה הבכיר לבין אירוע סיכום שנה בו משתתפים כלל עובדי החברה מהמנכ"ל ועד אחרון העובדים.

הגדרה ברורה של קהל היעד תקבע האם מדובר באירוע קטן או גדול, דבר שחשוב להערכת התקציב לקיום הפעילות. דגש חשוב באפיון קהל היעד הינו גיל העובדים (עובדים מבוגרים יתקשו להשתתף ביום ספורט אתגרי, בעוד שעובדים צעירים פחות יתחברו לערב מספרי סיפורים).

מקום לאירוע חברה

לאחר האפיון הראשוני של הקהל יש לבחור את אופי הפעילות ומקום הפעילות. האופציות רבות ומגוונות וכוללות חדרי VIP לעסקים או אירועים פרטיים במסעדות ועד אולמי כנסים וקונגרסים לפעילות מקיפה. קיימת גם אפשרות לערוך יום שלם של פעילות הכולל טיול או פעילות מחוץ למבנה ושילוב של תכנים או פעילות ערב במתחם סגור.

חברות רבות בשנים האחרונות מקיימות אירועי חברה מחוץ לגבולות הארץ גם ביעדים נבחרים באירופה. במרבית המקרים מומלץ להיעזר בחברות הפקה אשר מתמחות בהפקת אירועים לחברות, תוך כדי התאמת קונספט לאירוע והתאמת הפעילות הן לקהל היעד והן למסגרת התקציבית הקיימת בארגון.

הגדרת מסגרת תקציבית

כבר בשלב הראשון של תכנון האירוע חשוב ביותר להגדיר מסגרת תקציבית ממנה לא חורגים. המסגרת התקציבית צריכה להיבנות על בסיס הכיוון הראשוני של האירוע והיא לוקחת בחשבון הערכה כללית לכלל מרכיבי האירוע עם אפשרות לחריגות קלות (בדרך כלל מתמחרים בתקציב הראשוני חריגות בגובה כ15% מהתקציב הכולל המשוער לאירוע).

מרווח זה מאפשר לדייק את הפעילות לאורך הדרך אך להסתמך על שורה תחתונה שלא גדלה ומפתיעה את מקבלי ההחלטות לקראת התממשות האירוע.

תהליך בניית האירוע

תהליך בניית אירוע החברה אורך בין חודש למספר חודשים, תלוי בגודל האירוע ובהקיפו. חשוב מאד להקפיד על בניית גאנט עבודה, עוד טרם היציאה לפעילות. בגאנט העבודה יפורטו כלל המשימות שיש לבצע לקראת האירוע. הזמנת הגברה ותאורה, הזמנת מנחה, הזמנת העובדים ואישורי הגעה וכדומה. רישום מקדים של כלל המשימות לקראת האירוע ותחימתן בלוחות זמנים ברורים יקל מאד על הביצוע.

חשוב להכין מראש דוברים לאירוע או מנהלים אשר מעוניינים לברך או לדבר במהלך האירוע. כמו כן יש לייצר ליין אפ של הפעילות כבר בתהליך העבודה הראשוני. מומלץ לעבוד על אירוע חברה בצוות (ולא רק אדם יחיד) לשם וידוא כלל הפרטים וריכוז ההפקה.

חברות הפקה לאירועים רבות מציעות שירותי הפקה אשר מתמקדות מהפרט הקטן ביותר ועד לתמונה הכוללת הנקראת אירוע, ומומלץ להיעזר בשירותיהם בעיקר באירועים רחבי היקף המצריכים מיומנות ומקצועיות.

שליחת הזמנה לעובדים

ידוע העובדים ושריון התאריך לאירוע רצוי שיעשה מבעוד מועד וייתן לעובדים זמן ויכולת להתארגן בהתאם למאורע. אם מדובר בארוחת ערב עם בני זוג רצוי לשלוח הזמנות מקדימות לעובדים על מנת שיוכלו לשריין את התאריך שלהם ושל בן זוגם.

כמו כן, רצוי להוסיף מספר מילים על אופי האירוע ובמידה ומצופה להגיע בצורה מסוימת יש לציין זאת בהזמנה (לדוגמא: להגיע מחופשים למסיבת פורים / להגיע עם נעלי הליכה לטיול החברה).