לעתים לא רחוקות, נדמה כי מנהלים חיים באיזושהי אשליה לפיה הם מאמינים בתחרותיות אינהרנטית בין העובדים, כאשר המציאות הכואבת היא שהם לעתים קרובות מתעייפים ונשחקים ומחזיקים מעמד בקושי אך ורק בשביל התלוש החודשי, דבר המשפיע באופן משמעותי על רמת הפרודוקטיביות ועבודת הצוות שלהם. הפתרון: ערב גיבוש לעובדים.
מבחינה סטטיסטית, ניתן לומר כי ערבי גיבוש מוצלחים מניבים לא מעט תועלות עסקיות, כדוגמת: מוטיבציה מכירתית מוגברת, שולי רווח רחבים יותר, חיזוק המורל והנאמנות בקרב העובדים, עידוד דמיון ויצירתיות ודרבון להצלחה. כאשר מתכננים ערב גיבוש לעובדים, יש לקחת את כל התועלות הללו בחשבון ולמצוא דרכים מקוריות ומאתגרות להעצמתן בקרב עובדי הארגון.
מטרת ערב הגיבוש
למרות שהאירוע עצמו הינו יחסית קצר (בין 1-3 שעות), על מנת לתכנן ערב חברה היטב, ישנו צורך בפרק זמן ארוך יחסית של מספר חודשים מראש. הדבר תלוי כמובן בגודל החברה ובכמות העובדים הצפויים להשתתף באירוע, ויכול לנוע בין פרק זמן של שלושה חודשים מראש ועד שנה ( במידה והעסקתם חברה המתמחה בהפקת אירועי חברה, זמן התיכנון יתקצר).
כאשר מתחילים לתכנן את ערב הגיבוש, ישנן שתי שאלות שצריך לענות עליהן: מהי הסיבה לקיום ערב גיבוש? ומה צריכה להיות המטרה הכללית שלו? הגדרת הסיבה לפעילות, בין אם מדובר בירידה במורל, בפרודוקטיביות או באחדות הצוות, תוביל את הלך הרוח של הערב כולו ואילו הגדרת התמה המתאימה תניע את המשתתפים.
בידור, התרגשות ויוזמה
להבטחת הצלחת האירוע יש לציית באופן דתי כמעט, אחר שלושת העקרונות הבסיסיים של הפקות אירועים: בידור, התרגשות ויוזמה. ניתן לשלב בערב החברה מופעי בידור ומוזיקה על מנת להכין את הקרקע, או להביא דוברים להצלחה, אותם יש לבחון ולבחור בקפידה על מנת שאלה יתאימו להלך הרוח של הארגון וכדומה.
אם מצליחים לשלב את שלושתם במהלך הערב וליצור אווירה נינוחה ומלהיבה בקרב העובדים, כזו אשר תעודד אותם לשתף פעולה, הרי שאין כל יעד או מטרה בעולם שלא ניתן יהיה להשיג באותו ערב מבחינה תועלתית לארגון.
במידה ואין באפשרותו של הארגון להביא דוברים מיוחדים, או אמני מוזיקה ובידור, ניתן להביא לכדי מוטיבציה ארוכת טווח בקרב העובדים באמצעות עירוב דרג ההנהלה הבכיר במהלך הערב. פשוט להביא את אחד מהמנהלים הבכירים להופיע ולהניח בפני העובדים את העובדות הקשות של ההצלחה ולהציג להם תוכנית יעדים ומטרות להמשך הדרך.
חובה להכין ולבדוק מבעוד מועד את המערכת האורקולית אשר תשמש במהלך הערב (מיקרופונים, מערכת סאונד, מצגות וכדומה) על מנת להבטיח כי הדברים יועברו בצורה חלקה וללא מהמורות.
התאמת תפריט האוכל לאירוע
אחד הגורמים החיוניים ביותר להצלחת כל אירוע, אירוע פרטי או אירוע עסקי, הוא האוכל. שכן אין דרך טובה יותר לכבוש את ליבו של האדם מאשר לכבוש את תאבונו. יש להתאים את התפריט להלך הרוח בערב הגיבוש. במידה ומדובר בטיול אתגרי, יש להכין אמצעי קירור ואריזה מתאימים על מנת לשמור על טריות האוכל. מומלץ להציע מגוון של מאכלים ומשקאות והכי חשוב – לוודא כי יש יותר ממספיק אוכל לכולם.