כאשר מבקשים להפיק אירוע קטן, הכוונה היא בעיקר מבחינת סדר גודל של מספר האנשים הצפויים להגיע אליו, אשר יכול לנוע בין בודדים ועד 150-180 איש. אין דרך טובה יותר להבין מהו אירוע קטן מאשר להשוות אותו לאירוע רב משתתפים, אשר יכול לעבור את ה- 1000 אורחים.
כל מי שמתכנן להפיק אירוע, קטן או גדול, צריך לקחת בחשבון את כמות הזמן, הכסף והמתח המושקעים בתהליך ההפקה, אשר ישתנו בהתאם לסדר גודל האירוע המתוכנן.
ההבדל בין אירוע קטן לאירוע גדול
התכנון של אירוע גדול, לעומת זאת, אליו מגיעים כל מי שבעל השמחה מכיר, עשוי לקחת מספר חודשים מראש, כסף רב ומאמצים רבים לוידוי מידת שביעות רצונם של כל אחד ואחת מהמוזמנים לאירוע.
אירוע קטן – תכנון מהיר
אירוע גדול – תכנון ממושך
אירוע גדול לעומת זאת, דורש תכנון רב וממושך יותר. רק ההזמנות לאירוע צריכות לצאת מהדפוס ולהישלח בדואר לפחות חודש מראש. מאחר ומדובר בכמה מאות של אורחים, ישנו צורך במציאת והזמנת אולם או גן אירועים עם מספיק מקום לאוכל ולריקודים.
עלויות אירוע קטן ואירוע גדול
כאשר מבקשים להפיק אירוע קטן, בעל השמחה יכול לדאוג לכל הפרטים הקטנים בעצמו, במינימום מתחים, לבחור להשקיע כמה שיותר או כמה שפחות ממסגרת התקציב שלו ולשנות את דעתו אינספור פעמים, לרוב ללא כל השלכות כלכליות מצידו.
גם אירוע קטן יכול להגיע לעלויות של עשרות אלפי שקלים דווקא בשל המספר המצומצם של האורחים, הן בגלל שהספקים דורשים יותר כסף על מיעוט משתתפים והן בגלל שבעלי השמחה אומרים 'הזמנו אנשים הקרובים לנו ביותר, בוא נשקיע בהם את הטוב ביותר. יש לשים לב לסוג האירוע הקטן אותו אנו רוצים לעשות ולראות מה התקציב שלנו, על מנת לתכנן את האירוע נכון.