אירוע קטן

כאשר מבקשים להפיק אירוע קטן, הכוונה היא בעיקר מבחינת סדר גודל של מספר האנשים הצפויים להגיע אליו, אשר יכול לנוע בין בודדים ועד 150-180 איש. אין דרך טובה יותר להבין מהו אירוע קטן מאשר להשוות אותו לאירוע רב משתתפים, אשר יכול לעבור את ה- 1000 אורחים.

ההבדל בין תכנון אירוע פרטי לקבוצה קטנה של אנשים לבין תכנון אירוע לקהל עצום הינו משמעותי ביותר.

כל מי שמתכנן להפיק אירוע, קטן או גדול, צריך לקחת בחשבון את כמות הזמן, הכסף והמתח המושקעים בתהליך ההפקה, אשר ישתנו בהתאם לסדר גודל האירוע המתוכנן.

ההבדל בין אירוע קטן לאירוע גדול

ההבדל הגדול ביותר ביניהם נמצא בפרטים הקטנים. קיום מפגש קטן ואינטימי עם המשפחה והחברים הקרובים ביותר, כמו ארגון מסיבת הפתעה לבת הזוג או לאחד מבני המשפחה, יכול להתבצע בקלות רבה. בין אם מדובר בארגון האוכל, העיצוב, הבידור או המקום, תכנון אירוע קטן דורש פחות זמן וכסף על מנת להביא להצלחתו.

התכנון של אירוע גדול, לעומת זאת, אליו מגיעים כל מי שבעל השמחה מכיר, עשוי לקחת מספר חודשים מראש, כסף רב ומאמצים רבים לוידוי מידת שביעות רצונם של כל אחד ואחת מהמוזמנים לאירוע.

אירוע קטן – תכנון מהיר

אירוע קטן ופשוט יכול להיות מתוכנן ולצאת לפועל בתוך ימים ספורים. כל אשר צריך לעשות הוא לצלצל לחברים ולמשפחה כשבוע לפני על מנת להכין אותם מראש. את ההחלטות לגבי בחירת מקום למסיבה פרטית קטנה או גדולה, בחירת האוכל, הלבוש, המוזיקה ושאר הפרטים של האירוע, ניתן לשנות במרבית המקרים עד ליום החגיגה עצמו. קנה המידה הקטן של האירוע, מאפשר גם שליטה רבה יותר בתקציב ונינוחות מוגברת בקרב כל המעורבים בתהליך התכנון.

אירוע גדול – תכנון ממושך

אירוע גדול לעומת זאת, דורש תכנון רב וממושך יותר. רק ההזמנות לאירוע צריכות לצאת מהדפוס ולהישלח בדואר לפחות חודש מראש. מאחר ומדובר בכמה מאות של אורחים, ישנו צורך במציאת והזמנת אולם או גן אירועים עם מספיק מקום לאוכל ולריקודים.

בנוסף, נהוג להביא די ג'יי או להקה לאירועים גדולים, אותם גם יש להזמין מספר שבועות ואף חודשים מראש. מבחינת העיצוב, יש לדאוג לסידורי פרחים ועיצוב האווירה המתאימה לאירוע. חשוב לא פחות מכל אילו – האוכל וכאן יש צורך לחפש בין מגוון שירותי הקייטרינג לאירועים גדולים את הקייטרינג הטוב ביותר לאירוע, ללכת לטעימות ולתכנן היטב את התפריט.

עלויות אירוע קטן ואירוע גדול

כאשר מבקשים להפיק אירוע קטן, בעל השמחה יכול לדאוג לכל הפרטים הקטנים בעצמו, במינימום מתחים, לבחור להשקיע כמה שיותר או כמה שפחות ממסגרת התקציב שלו ולשנות את דעתו אינספור פעמים, לרוב ללא כל השלכות כלכליות מצידו.

לעומת זאת, בהפקת אירועים גדולים לחברות או אירוע עסקי כלשהו, נדרשת תשומת לב למספר רב של פרטים, לכן מומלץ לשכור את שירותיו של מפיק אירועים, אשר מתמחה בהפקת אירועים לחברות ויוכל לוודא כי הכל נמצא תחת שליטה ולהבטיח את הצלחת האירוע.

גם אירוע קטן יכול להגיע לעלויות של עשרות אלפי שקלים דווקא בשל המספר המצומצם של האורחים, הן בגלל שהספקים דורשים יותר כסף על מיעוט משתתפים והן בגלל שבעלי השמחה אומרים 'הזמנו אנשים הקרובים לנו ביותר, בוא נשקיע בהם את הטוב ביותר. יש לשים לב לסוג האירוע הקטן אותו אנו רוצים לעשות ולראות מה התקציב שלנו, על מנת לתכנן את האירוע נכון.