מתכננים אירוע? בלי קשר לסוגו או לגודלו, יש לכם שאיפה אחת: שהוא יהיה המוצלח ביותר שניתן להעלות על הדעת.
1. אל תיכנסו ללחץ
אין צל של ספק שארגון אירוע אינו משימה פשוטה. ועדיין, המציאות מראה שכאשר משקיעים בכך את הזמן והמחשבה הראויים, אין סיבה שהכול לא יילך כמתוכנן. חשוב מאד להקדיש לארגון מספר חודשים לפחות, ולא להיכנע, בשום אופן, ללחץ. החלטות שמתקבלות מתוך לחץ וללא מחשבה מעמיקה, סביר שיהיו הכל חוץ ממוצלחות
2. תחשבו על מקום המתאים לסגנון שלכם
3. נהלו רשימת מוזמנים מסודרת
בעת תכנון אירוע, לא משאירים דבר ליד המקרה. טעות נפוצה באירועים רבים (למעט חתונות אולי) היא לחשוב על מספר כללי של מוזמנים, ולהזמין מקום שעשוי להתאים לכמות זו. הדבר עלול לא רק לגרום לאי הבנות עם מקום האירוע, אלא אף לפגוע במארגנים מבחינה כספית. רשימה מסודרת, בכל סוג של אירוע, תפתור מצבים מהסוג הזה.
4. אל תוותרו על אטרקציות
5. השקיעו מחשבה בבחירת האוכל
אנשים הולכים לאירועים רבים מדי שנה. המציאות מראה כי האוכל שהוגש בהם הוא אחד הדברים שהם יזכרו, בסופו של יום, מהאירוע. לכן, בעת הארגון חשוב לא רק לבחור חברת קייטרינג, אלא גם לטעום כל אחת מהמנות שמעוניינים להגיש. אמנם על טעם ועל ריח אין מה להתווכח, אבל קל מאד לזהות מנה איכותית, שסביר שהמכנה המשותף הרחב ביותר יאהב.
6. השקיעו בעיצוב
7. היעזרו באחרים
יש אנשים שמעוניינים להפיק אירוע בכוחות עצמם, מבלי להיעזר בסובבים אותם. לא פעם, הדבר מתברר כטעות: בעת ארגון אירוע, מומלץ מאד להסתייע ב"חוכמת ההמונים". באמצעותה, ניתן לברר על מקומות, לדעת אילו בעלי מקצוע עשו עבודה טובה באירועים קודמים ואפילו מה יכול לעבוד באירוע, ומה לא.
8. חישבו על המחיר
9. עבדו עם חוזים מסודרים
כל אירוע כולל בתוכו מספר בעלי מקצוע שנכנסים לתמונה. כדי שההתנהלות עימם תהיה על הצד הטוב ביותר, וכשמעוניינים למנוע מחלוקות מסוגים שונים, חשוב להכניס הכול לחוזה מסודר, ולא רק המחיר הסופי: החל מההכנות, דרך שעת ההגעה במועד האירוע ועד לציוד בו ייעשה שימוש.
